Tietosuojaseloste

Henkilörekisterin nimi

Diffo Solutions Oy tietosuojaseloste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme tietoja ainoastaan ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin ja vain siinä määrin kuin käsittely on tarpeellista. Käsittelemme tietoja seuraavia tarkoituksia varten:

• Palveluiden tuottamiseen ja kehittämiseen
• Asiakassuhteen ylläpitoon ja kehitykseen
• Asiakas- ja markkinointiviestintään
• Kyselyiden ja tutkimusten tekemiseen
• Verkkosivujen käytettävyyden ja toimivuuden varmistamiseen sekä väärinkäytösten estämiseen ja tutkimiseen
• Noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteita kuten kirjanpitolainsäädäntöä
• Liiketoiminnan suunnitteluun ja kehitykseen
• Toimittaaksemme asiakkaan ostamaa palvelua Diffon omalla alustalla

Rekisteröitävät tiedot

Keräämme ja käsittelemme tietoja ainoastaan etukäteen määriteltyihin käyttötarkoituksiin. Pääsääntöisesti keräämme tiedot henkilöltä itseltään. Tietoja voidaan kerätä myös verkkosivujemme (www.diffo.fi, www.diffo.se, www.diffo.de, www.diffosolutions.com) tai muun palvelumme käytön yhteydessä. Lisäksi tietoja voidaan hankkia ulkopuolisista lähteistä kuten yhteistyökumppaneiltamme ja julkisista rekistereistä.

Käsittelemämme tiedot voidaan jakaa kahteen ryhmään: henkilön antamiin tietoihin ja verkkosivujen käytöstä kerättyihin tietoihin.

Henkilön antamat tiedot

Tietoja saadaan suoraan henkilöltä esimerkiksi silloin, kun henkilö tilaa uutiskirjeemme, jättää tarjouspyynnön, osallistuu kyselyihin, äänestyksiin tai kilpailuihin taikka on yhteydessä meihin puhelimitse, tekstiviestillä, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla. Tällaisia tietoja voivat olla:

• Perustiedot: etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, ikä, sukupuoli, ammatti tai arvo, kaupunki
• Yritysasiakkuuteen liittyvät tiedot: yrityksen tiedot kuten nimi, y-tunnus ja osoite, tilaustiedot, sopimus- ja tarjoustiedot, laskutus- ja maksutiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot
• Potentiaalisten asiakkaiden tiedot: työnantajan nimi, etu- ja sukunimi, titteli, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• Yhteydenottolomakkeiden kautta kerätyt tiedot
• Kyselyihin ja tutkimuksiin annetut tiedot
• Kilpailuvastaukset
• Kommentit ja tykkäykset verkkosivuillamme
• Tiedot markkinointiluvista, suostumuksista ja kielloista
• Muut käyttäjän suostumuksella kerätyt tiedot

Verkkosivujen käytöstä kerätyt tiedot

Käyttäjän itsensä antamien tietojen lisäksi keräämme tietoja siitä, miten ja milloin verkkosivujamme (www.diffo.fi, www.diffo.se, www.diffo.de, www.diffosolutions.com) käytetään. Tiedot kerätään evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Emme voi tunnistaa verkkosivujemme käyttäjää evästeiden avulla.

Henkilötiedot voidaan yhdistää evästeisiin, jos henkilö antaa henkilötietonsa esimerkiksi täyttämällä verkkosivuilla olevan yhteydenottolomakkeen tai tilaamalla uutiskirjeemme. Henkilötiedot voidaan yhdistää evästeisiin myös silloin, jos käyttäjä saapuu verkkosivuillemme lähettämässämme markkinointiviestissä olleen linkin kautta. Tällaisia tietoja ovat:

• Verkkosivujen käyttö- ja selaustiedot
• Verkkosivuille ohjannut sivusto ja sivusto, johon verkkosivuilta on siirrytty
• Käyttäjän päätelaitteeseen liittyvät tekniset tiedot kuten käyttöjärjestelmän tyyppi sekä ohjelmistoversiot
• Selaimen tyyppi ja kieliasetukset
• IP-osoite
• Muut käyttäjän suostumuksella antamat tiedot

Tietojen käsittely

Käsittelemme henkilötietoja aina niin, että noudatamme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä sekä hyvää tiedonhallinta- ja käsittelytapaa. Varmistamme, että meillä on aina laissa säädetty oikeusperuste käsitellä henkilötietoja. Käsittelemme henkilötietoja seuraavilla perusteilla:

• Sopimus (esim. asiakas- tai muu vastaava sopimussuhde)
• Oikeutettu etu (esim. palveluiden tuottaminen ja kehittäminen, liiketoiminnan raportointi, väärinkäytösten ehkäisy, asiakaspalvelu, suoramarkkinointi)
• Suostumus (esim. suoramarkkinointi, evästeet)
• Lakisääteiset velvoitteet (esim. kirjanpito- tai muu pakottava lainsäädäntö)

Mikäli käsittelemme henkilötietoja oikeutetun edun perusteella, sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä lainsäädännön mukaisin edellytyksin.

Käsittelemme tietoja ainoastaan siinä laajuudessa ja niin kauan kuin käsittelylle on olemassa laista johtuvat perusteet tai käsittely on muutoin tietojen käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista. Olemme sitoutuneet tuhoamaan tarpeettomat ja vanhentuneet tiedot asianmukaisesti. Tietoja voidaan säilyttää asiakassuhteen tai muun käsittelyperusteen päättymisen jälkeen myös pidempään, mikäli voimassa oleva lainsäädäntö edellyttää.

Pyrimme kohtuullisin keinoin pitämään hallussamme olevat henkilötiedot oikeellisina poistamalla tarpeettomia tietoja sekä päivittämällä vanhentuneita tietoja. Tiedot merkitään rekisteriin sellaisina kuin ne saadaan henkilöltä ja niitä päivitetään sen mukaan, mitä henkilö ilmoittaa meille. Sinulla on aina oikeus tarkastaa sinua koskevat tiedot ja tarvittaessa vaatia tietojen korjaamista tai poistamista.

Tietojen käsittelijät

Pääsääntöisesti tietoja käsittelevät Diffo Solutions Oy:n työntekijät, joilla työnsä puolesta on käyttöoikeus, tarvittavat käyttäjätunnukset ja salasanat tietojen käsittelyyn.

Käytämme henkilötietojen käsittelyssä myös ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja toimeksiannostamme etukäteen sovittujen ohjeiden ja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Tällaisia palveluita ovat esimerkiksi sähköposti-, pilvi-, markkinointi-, asiakkuudenhallinta- ja taloushallintopalvelut. Varmistamme asianmukaisin sopimusjärjestelyin, että ulkopuoliset palveluntarjoajat käsittelevät tietoja voimassa olevan lainsäädännön mukaan ja ainoastaan tässä tietosuojaselosteessa mainittuihin tarkoituksiin.

Henkilötietojen luovuttaminen

Tietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Diffo Solutions Oy:llä on lakisääteinen velvoite luovuttaa henkilötietoja viranomaisille kirjallisesti saatujen laillisten tietopyyntöjen perusteella.

Veroviranomaisille, eläkevakuutusyhtiöille, vakuutusyhtiöille, ammattiyhdistysliitoille, Kansaneläkelaitokselle tai työeläkekassoille tietoja luovutetaan ilman asiakkaan valtuutusta tai suostumusta silloin, kun tiedon luovutuksesta on laissa erikseen säädetty.

Asiakkaan valitsemalle tilintarkastajalle tietoja luovutetaan ilman erillistä valtuutusta asiakkaan ja tilintarkastajan välisen sopimuksen toimeenpanemiseksi.

Diffo Solutions Oy ei myy, vuokraa tai luovuta henkilötietoja muille osapuolille kuin lainsäädännössä on määritelty.

Lisäksi voimme luovuttaa tietoja, mikäli arvioimme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, rekisteröityjen tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi.

Verkkosivut voivat sisältää kommentointi- tai keskusteluominaisuuksia, jolloin henkilö saattaa luovuttaa tietoja myös muille verkkosivujen käyttäjille. Kaikki tällaiset tiedot ovat oletusarvoisesti julkista tietoa, eikä tällä tavoin luovutetuilla tiedoilla ole yksityisyysolettamaa.

Rekisteritietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei asiakas sitä kirjallisesti pyydä. Asiakkaan kirjallisesti pyytämät tiedonsiirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tehdään EU:n tietosuoja-asetuksen tiedonsiirtoja koskevia vaatimuksia noudattaen.

Osa käyttämistämme pilvi-, sähköposti- ja muista vastaavista palveluista sijaitsee kuitenkin EU:n ulkopuolella, kuten Yhdysvalloissa ja Kanadassa. Varmistamme aina, että tiedonsiirto toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävin suojamekanismein, kuten että maa on EU:n komission tarkoittama riittävän tietosuojan maa, Yhdysvalloissa sijaitseva siirronsaaja on sertifioitu EU:n ja Yhdysvaltojen välisen tietosuojakehyksen (EU-U.S. Data Privacy Framework) mukaisesti taikka siirto tapahtuu EU:n komission julkaisemia mallisopimuslausekkeita hyödyntäen.

Rekisterin säilytys ja suojaus

Asiakastietoja käsittelee vain se Diffo Solutions Oy:n työntekijä, joka on osoitettu tekemään kyseinen työ. Henkilötietojen käsittely muilla perusteilla on kielletty, vaikka työntekijällä olisi pääsy asiakastietoihin roolinsa ja liiketoiminnallisten syiden perusteella. Kaikkia henkilötietojen käsittelijöitä koskee vaitiolovelvollisuus.

Fyysisessä muodossa oleva aineisto

Fyysisessä muodossa oleva aineisto säilytetään Diffo Solutions Oy:n toimitiloissa lukitussa tilassa olevissa lukituissa kaapeissa. Aineisto säilytetään vain niin kauan kuin sen käsittelyn johdosta on tarpeen, minkä jälkeen tiedot poistetaan ja tuhotaan.

Sähköisesti tallennetut tiedot

Sähköisessä muodossa olevat tiedot ovat Diffo Solutions Oy:n käytettävissä asianmukaisesti suojatuilla palvelimilla. Lisäksi tietoa säilytetään ja käsitellään kolmansien osapuolten, kuten Pipedriven, MailChimpin, Microsoftin ja Google Analyticsin, omilla palvelimilla. Näihin sovelletaan niiden omia tietosuojaselosteita ja käyttöehtoja, eikä Diffo Solutions Oy vastaa näiden toimijoiden harjoittamasta tietojen keräämisestä tai käsittelystä, mukaan lukien evästeet, muut seurantatekniikat ja linkit.

Sähköiset tiedot säilytetään Diffo Solutions Oy:n tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi, kuten suojattuja yhteyksiä, palomuureja, turvallisia tiloja, vahvoja salasanoja ja huolellista toimintaa. Aineisto säilytetään vain niin kauan kuin sen käsittelyn johdosta on tarpeen, minkä jälkeen tiedot poistetaan ja tuhotaan.

Mikäli Diffo Solutions Oy:n tietoon tulee järjestelmään kohdistunut tietoturvaloukkaus, joka todennäköisesti vakavasti vaarantaa asiakkaiden yksityisyyden, ilmoitetaan siitä asiakkaille sähköpostitse ilman aiheetonta viivytystä. Ilmoituksessa kerrotaan, mitä tietoja loukkaus koskee, mitkä ovat sen todennäköiset seuraukset ja mihin toimenpiteisiin Diffo Solutions Oy on ryhtynyt.

Diffo Solutions Oy päivittää tietosuojaselostetta vuosittain.

Tietojen tarkastusoikeus ja korjaaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Ennen tietojen luovutusta pyytäjän henkilöllisyys ja oikeudet tarkastetaan kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta tai muulla tavalla, jotta tietoja ei luovuteta muille kuin rekisteröidylle itselleen. Tarkastuspyyntöä varten rekisteröidyn tulee olla yhteydessä yhteyshenkilöön.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjauspyynnössä on yksilöitävä korjattava virhe ja ilmoitettava korjatut tiedot. Korjauspyyntöä varten rekisteröidyn tulee olla yhteydessä yhteyshenkilöön.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Muut rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää itseään koskevien tietojen käyttö laissa määriteltyihin tarkoituksiin. Kielto voidaan antaa milloin tahansa yllä mainitulle yhteyshenkilölle. Kaikki rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät pyynnöt on tehtävä rekisterin yhteyshenkilölle, ellei toisin mainita.

Rekisteröitynä sinulla on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa oikeus:

• Saada pääsy henkilötietoihin
• Pyytää tietojen oikaisua tai täydennystä
• Pyytää tietojen poistamista
• Pyytää tietojen siirtämistä
• Rajoittaa henkilötietojen käsittelyä
• Vastustaa tietojen käsittelyä oikeutetun edun perusteella
• Saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksista
• Peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn antamasi suostumus

Lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos katsot, ettemme ole noudattaneet soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

Evästeet

Käytämme verkkosivuillamme (www.diffo.fi, www.diffo.se, www.diffo.de, www.diffosolutions.com) evästeitä (cookies) ja muita vastaavia seurantatekniikoita. Eväste on pieni tekstitiedosto, joka tallennetaan käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet eivät vahingoita päätelaitetta eivätkä ne voi sisältää haittaohjelmia tai viruksia.

Evästeet sisältävät anonyymin, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme arvioida verkkosivujen tavoitettavuutta ja tunnistaa sivuille palaavat käyttäjät. Evästeet ovat selainkohtaisia, eikä käyttäjää voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Henkilötiedot voidaan yhdistää evästeisiin, jos henkilö antaa henkilötietonsa esimerkiksi yhteydenottolomakkeella tai tilaa uutiskirjeemme, tai jos hän saapuu sivuillemme markkinointiviestissämme olleen linkin kautta.

Osa evästeistä on ensimmäisen osapuolen evästeitä, jotka Diffo Solutions Oy asettaa ja jotka liittyvät siihen verkkosivustoon, jolla henkilö vierailee. Enimmäkseen ne mahdollistavat sivuston toiminnallisuuden ja antavat tietoa siitä, kuinka sivustoa käytetään, jotta sitä voidaan kehittää.

Osa evästeistä on kolmannen osapuolen evästeitä, jotka kuuluvat markkinointi-, analytiikka- tai sosiaalisen median palveluita tarjoaville tahoille. Nämä kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä käyttäjän päätelaitteelle tämän vieraillessa verkkosivuilla.

Evästeiden käyttö

Käytämme evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita seurataksemme ja analysoidaksemme verkkosivujen käyttöä ja kehittääksemme verkkosivuja. Voimme myös kerätä tietoa esimerkiksi markkinointisähköposteista ja uutiskirjeistä selvittääksemme, onko viestit avattu ja onko niiden perusteella tehty toimenpiteitä, kuten siirrytty verkkosivuille.

Kolmansien osapuolten evästeet

Käytämme verkkosivuillamme myös kolmansien osapuolten tarjoamia evästeitä, kuten analyysityökaluja ja mittausjärjestelmiä, kerätäksemme ja hyödyntääksemme ei-henkilökohtaisia tietoja. Tällaisia ovat esimerkiksi Google Analytics ja Facebookin ohjelmistot.

Verkkosivumme sisältävät myös niin sanottuja yhteisöliitännäisiä, kuten Facebookin, Instagramin ja LinkedInin Tykkää- ja Jaa-painikkeita. Ne on sulautettu osaksi verkkosivujamme, mutta niiden toiminnallisuus ja sisältö tulevat kolmannelta osapuolelta. Kolmansien osapuolten palveluihin sovelletaan niiden omia tietosuojaselosteita ja käyttöehtoja, eikä Diffo Solutions Oy vastaa niiden harjoittamasta tietojen keräämisestä tai käsittelystä. Suosittelemme tutustumaan näiden palveluiden käyttöehtoihin ja tietosuojalausekkeisiin.

Voit vaikuttaa evästeillä ja vastaavilla tekniikoilla tapahtuvaan tietojen keräämiseen seuraavin tavoin:

• Asettamalla selaimesi yksityisen selauksen tilaan ("Private Browsing", "Incognito" tai "InPrivate") voit selata verkkosivuja niin, ettei vierailemiltasi sivuilta tallenneta tietoja evästeiden avulla.
• Voit estää evästeiden käytön muuttamalla selaimesi asetuksia. Evästeiden estäminen saattaa kuitenkin vaikuttaa verkkosivujemme toimintaan.
• Voit tyhjentää evästeet selaimen asetuksista tai nollata mobiilitunnisteen laitteen asetuksista. Näin vaihdat tunnisteen, jonka pohjalta sinusta muodostetaan profiili. Tämä ei lopeta tietojen keräämistä kokonaan, vaan nollaa aiempiin käyttäytymistietoihin perustuvan profiilin.
• Voit estää tietojesi käytön Google Analyticsissa asentamalla Google Analyticsin käytön estävän selaimen lisäosan, joka estää sivustoilla toimivaa Google Analyticsin JavaScriptiä jakamasta käyntitietoja Google Analyticsille.

Diffo Solutions Oy voi ajoittain muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Kehotamme tarkistamaan selosteen säännöllisesti muutosten havaitsemiseksi. Olennaisista muutoksista pyrimme ilmoittamaan mahdollisuuksien mukaan myös käyttäjältä saatuun sähköpostiosoitteeseen.